La prise de fonction d'un nouveau responsable de l'audit et du contrôle interne représente un moment décisif, particulièrement pendant la période d'essai où les attentes sont élevées. Que vous rejoigniez une entreprise avec une gestion du risque déjà bien établie ou mettiez en place cette fonction dans une organisation en croissance ou peu mature, ces premiers mois déterminent souvent la perception à long terme de votre rôle. Dans cet article, nous explorons les méthodes concrètes pour démontrer rapidement votre valeur ajoutée en vous appuyant sur les contrôles embarqués d'Eye2scan, notamment dans un contexte où les fonctions d'audit et de contrôle interne sont parfois perçues comme de simples obligations réglementaires.
Un directeur d'audit et contrôle interne récemment nommé dans une entreprise manufacturière partage son expérience :
« À mon arrivée, la direction percevait l'audit et le contrôle interne uniquement comme des centres de coûts. En un an, nous avons transformé cette vision en démontrant des économies concrètes et des améliorations mesurables dans nos processus clés. »
La réussite d'une prise de poste en audit et contrôle interne nécessite de savoir capitaliser sur des actions rapides pour construire une transformation durable. Comme évoqué dans notre précédent article sur l'onboarding, les victoires à court terme constituent le socle sur lequel bâtir votre vision stratégique et gagner la confiance de vos interlocuteurs. Ces résultats rapides deviennent ainsi les premiers jalons d'une transformation plus profonde de l'organisation.
Découvrons quelques contrôles qui permettent d'identifier rapidement des sources de création de valeur :
L'analyse systématique des stocks révèle souvent des opportunités significatives d'amélioration. Des contrôles avancés d'écarts d'inventaires ou de rebuts comme ceux embarqués dans la solution Eye2scan permettent d'identifier rapidement :
Ces analyses conduisent fréquemment à des gains financiers immédiats et à l'optimisation des processus de gestion pour des économies sur le long terme.
La mise en place de contrôles sur les paiements fournisseurs constitue l'un des exemples les plus tangibles de création de valeur rapide. Un système de détection automatisé permet non seulement d'identifier et de récupérer les doubles paiements mais aussi de prévenir leur récurrence, démontrant ainsi l'efficacité d'un contrôle interne bien pensé.
L'analyse des variations de prix représente un levier majeur d'optimisation et de détection de fraudes potentielles. L’analyse des écarts de prix de vente par rapport à un tarif (ou de la marge par rapport aux coûts standard !) permet d'identifier rapidement et simplement des écarts anormaux qui méritent votre attention. Par exemple, un prix significativement inférieur à la moyenne pour un client peut indiquer une erreur de saisie, une remise non autorisée, ou dans certains cas, une tentative de fraude ponctuelle ou récurrente.
L'implémentation de contrôles de séparation des tâches (SOD) permet d'identifier rapidement les situations à risque. Par exemple, on peut imaginer un même utilisateur pouvant créer des fournisseurs et enregistrer des factures. Combinée à d'autres contrôles du processus P2P comme la modification manuelle des prix, l’enregistrement directe des factures sans commandes, ou encore l’enregistrement de réceptions de nouveau sans SOD, cette approche permet de détecter les schémas suspects nécessitant une revue approfondie. Au-delà des économies potentielles, ces contrôles renforcent immédiatement la gouvernance des processus achats et sécurisent les opérations comptables ultérieures.
Traditionnellement, la mise en place de tels contrôles croisés est particulièrement chronophage en développement et paramétrages. Grâce à des solutions comme Eye2Scan qui intègrent nativement ces contrôles à partir de jointures de tables, cette période se réduit à quelques minutes, permettant aux équipes de se concentrer directement sur l'investigation des anomalies détectées plutôt que sur la mise en place technique des contrôles.
La démonstration de votre valeur ajoutée ne se limite pas aux seules économies financières. La définition et le suivi d'indicateurs pertinents s'avèrent essentiels pour illustrer l'impact stratégique de vos fonctions. L'enjeu consiste à traduire les priorités identifiées lors de vos entretiens initiaux en métriques concrètes et actionnables.
Un responsable audit interne en industrie témoigne :
« Le jour où nous avons commencé à partager des indicateurs précis sur l'efficacité des processus, les opérations ont commencé à nous percevoir comme de véritables partenaires business plutôt que seulement la "police" de l'entreprise. »
Cycle Purchase-to-Pay
Performance des stocks
Gestion de la trésorerie
Enjeu réglementaire majeur : En 2023, la DGCCRF a sanctionné 95 entreprises sur 248 contrôlées pour non-respect des délais de paiement. Montant total des amendes (et pré amendes) : 30 millions d'euros, avec des amendes allant jusqu'à 2 millions par entreprise. (Ministère de l'économie)
Identifier des opportunités d'amélioration ne suffit pas. La capacité à mettre en œuvre rapidement ces contrôles constitue un défi majeur, particulièrement dans les premiers mois et avec des systèmes hétérogènes. Les approches traditionnelles, comme le développement de solutions BI, nécessitent souvent plusieurs mois d'implémentation et mobilisent significativement les ressources data et informatiques.
Heureusement, des solutions spécialisées comme Eye2scan permettent aujourd'hui d'accélérer considérablement cette mise en œuvre en démarrant les contrôles clés immédiatement, tout en s'affranchissant des contraintes informatiques. Nous explorerons en détail dans notre prochain article comment vous pouvez générer rapidement des résultats tangibles grâce à Eye2scan.
La démonstration rapide de résultats concrets n'est qu'une composante d'une prise de poste réussie en audit et contrôle interne, mais elle constitue un levier puissant pour transformer la perception de ces fonctions. En identifiant et en concrétisant rapidement des opportunités d'amélioration mesurables, vous posez les bases d'une collaboration durable avec les opérationnels en plus de répondre aux objectifs fixés par le board !
Cet article fait partie d'une série de trois publications dédiées à la réussite de votre prise de poste en audit et contrôle interne. Ne manquez pas nos prochains articles sur l'utilisation des outils d'automatisation pour accélérer votre impact.