L'automatisation des contrôles : comment optimiser vos missions d'audit interne

La transformation digitale au service des missions d'audit interne

Dans un contexte où la digitalisation et l'intelligence artificielle redéfinissent les contours du risque, les auditeurs ne se contentent plus de vérifier des données statiques plusieurs mois après leur survenance ; ils doivent anticiper les anomalies et s'adapter à un environnement en constante mutation.

La transformation digitale en ce sens n'est pas sans défis. La difficulté d'accès aux données est citée comme l'obstacle numéro un à surmonter – 69% des fonctions d'audit estiment ne pas disposer facilement des données appropriées, ce qui freine considérablement leurs analyses. Dans cette étude de Deloitte viennent ensuite le manque de compétences techniques et la mauvaise qualité des données disponibles.

Par ailleurs, le manque de ressources demeure un problème récurrent, puisque 68% des auditeurs internes ont déjà été confrontés à des situations où une pénurie de ressources humaines a dégradé la qualité d'un audit (missions reportées, contrôles insuffisants, etc.).Si l'on ajoute à cela l'augmentation du volume de données à traiter et les exigences réglementaires plus strictes, les méthodes traditionnelles de conduite des missions d'audit atteignent leurs limites en termes d'efficacité et de couverture.

Face à ces contraintes, les solutions combinant analyse de données, process mining, intelligence artificielle et automatisation se présentent comme une réponse pragmatique, capable de transformer des processus souvent chronophages en missions agiles et créatrices de valeur.

Trois atouts majeurs de l'automatisation pour les missions d'audit

1. Planification annuelle optimisée des missions d'audit basée sur l'analyse prédictive des risques

Tout département d’Audit Interne établit chaque année son programme, ses priorités, ses objectifs. Cette phase initiale, fondée sur l'évaluation des risques de l'organisation, est l'une des phases qui peut grandement bénéficier de la mise en place d'automatisation.

• Connecter directement les contrôles à la cartographie des risques : Chaque contrôle automatisé peut être associé aux risques identifiés dans la cartographie et enrichi d'Indicateurs Clés de Risque (KRI), offrant ainsi une vision dynamique et actualisée de la situation pour faciliter la prise de décisions éclairées.
• Établir des corrélations entre niveaux de risque théoriques et anomalies réelles : Les données collectées automatiquement permettent de vérifier si les niveaux de risque initialement évalués correspondent aux anomalies effectivement détectées dans les processus, permettant ainsi de collaborer avec les responsables des risques sur la priorisation des flux à évaluer.
• Adopter une approche "risk-based" pour la priorisation : L'analyse comparative automatisée des données issues de différentes entités permet d'établir un classement objectif basé sur les risques, facilitant la priorisation des missions et l'allocation optimale des ressources d'audit.

Exemple pratique avec Eye2Scan : 

Une Direction d’Audit Interne supervisant une cinquantaine de filiales peut rapidement prioriser ses missions grâce à Eye2Scan. La solution centralise et standardise les données de toutes les entités – quel que soit leur ERP – permettant d’établir un classement précis par niveau de risque et par flux d'activité (achats, ventes, trésorerie).

Grâce à l'accès direct aux données ERP et aux contrôles pré-programmés, l'auditeur oriente son plan annuel vers les zones à risque signalées par les anomalies répertoriées dans l'outil qui alimente ses KRIs. Cette vision consolidée de la cartographie et des anomalies réelles transforme la planification des missions en un processus basé sur les risques et centré sur la donnée, rendant l'approche plus objective et efficace.

2. Préparation efficiente des missions d'audit grâce à l'accès anticipé aux données

Quoi de plus frustrant que de démarrer une mission d'audit sans disposer de toutes les données nécessaires ? Ou de perdre un temps précieux à rechercher des fichiers dans ses emails ou dossiers ? Ou encore d'attendre que l'équipe IT ou les opérationnels sur place fournissent les informations requises ? Un accès rapide et centralisé aux données est essentiel pour préparer efficacement une mission d'audit et optimiser le temps passé sur site. L'automatisation transforme radicalement cette phase préparatoire en permettant :

• Une préparation centrée sur l'investigation plutôt que sur la collecte : Grâce à un outil d'automatisation directement connecté à l'ERP et accessible à tous les responsables de processus selon une gouvernance stricte, l'auditeur peut consacrer davantage de temps à l'analyse qualitative de la mission d'audit et moins à la collecte manuelle d'informations ou à l'analyse de données chronophages.

• L'exploitation des algorithmes d'intelligence artificielle pour le traitement des données : L'IA permet d'aller encore plus loin et d'identifier des schémas complexes ou des anomalies difficilement détectables manuellement. Une préanalyse qui ressort des milliers d'anomalies peut être plus spécifique grâce à une combinaison avec des contrôles d'IA, en plus de permettre une volumétrie importante de données analysées. Selon l'ISACA, la durée de cycle d'un audit pourrait être réduite de plus de moitié.
• Une centralisation des informations et des pièces justificatives L'automatisation peut aussi concerner les tâches répétitives. Par exemple, les anomalies détectées automatiquement par les contrôles préprogrammés peuvent déclencher automatiquement des alertes aux responsables de processus identifiés dans l'outil. Ces notifications les invitent à répondre à des questions ou à fournir des justificatifs. La plateforme d'automatisation devient ainsi un référentiel unique qui rassemble l'ensemble des données à auditer, questionnaires et documents, facilitant la collaboration entre toutes les parties prenantes.
• Un suivi en temps réel de l'avancement de la préparation : L'auditeur dispose d'une vision instantanée de l'avancement des anomalies à traiter. Cette transparence permet d'identifier rapidement les éléments manquants et d'ajuster la stratégie de préparation en conséquence.

Exemple pratique avec Eye2Scan :

Lors d'un audit du cycle achats (P2P), Eye2Scan facilite considérablement la phase de préparation. Sa bibliothèque de contrôles préétablis, incluant des contrôles Sapin 2, combinée à des algorithmes d'intelligence artificielle, permet d'identifier rapidement les factures présentant des anomalies : montants inhabituels, approbations manquantes ou délais de paiement atypiques.

L'auditeur économise ainsi un temps précieux dans le traitement des données - un avantage confirmé par 63% des professionnels selon CIO-Online. En associant les anomalies détectées aux informations qualitatives récoltées en amont, il peut affiner efficacement son plan d'audit.

La solution propose également des méthodes d'échantillonnage variées et conformes aux exigences des régulateurs. L'auditeur peut ainsi déterminer son approche et sa stratégie avant même le début de la mission sur site.

3. Contrôle continu et suivi post-mission renforcé

L'impact d'une mission d'audit se mesure principalement à la mise en œuvre effective des recommandations. L'automatisation par le contrôle continu apporte une valeur considérable pour assurer un suivi :

• Un monitoring continu des processus identifiés comme risqués : Plutôt que d'attendre le prochain cycle d'audit, l'automatisation instaure un suivi régulier en transformant les recommandations en contrôles continus, facilitant la détection précoce des déviations...
• Une évaluation objective de l'impact des recommandations : L'analyse automatisée des données post-audit permet de vérifier si les actions correctives ont été correctement implémentées et d'en mesurer l'efficacité réelle.
• Un renforcement de la crédibilité auprès de la direction : La capacité à démontrer, chiffres à l'appui, l'impact positif des missions d'audit renforce considérablement la position de l'audit interne au sein de l'organisation.

Exemple pratique avec Eye2Scan :

Aussitôt la mission terminée, l'auditeur, en collaboration avec le contrôle interne, utilise Eye2Scan pour facilement transformer ses contrôles clés en contrôles continus, assurant un suivi par la deuxième ligne de défense.

De plus, six mois après une mission d'audit ayant identifié des faiblesses dans le processus de validation des commandes d'achat, l'auditeur pourra, grâce aux données disponibles dans Eye2Scan, se faire un rapport comparatif montrant l'évolution du taux de conformité avant/après la mise en œuvre des recommandations.

L'archivage centralisé des contrôles facilite également la présentation des progrès réalisés aux commissaires aux comptes et à la direction, renforçant ainsi la crédibilité du département d'audit.

Eye2Scan : une solution spécifiquement conçue pour optimiser les missions d'audit interne

Eye2Scan se distingue par sa conception spécifiquement orientée vers les besoins des auditeurs internes. Développée il y a près de 10 ans par Franck-Yves Inglebert, fort de plus de 20 ans d'expérience dans le domaine de l'audit, cette plateforme répond précisément aux enjeux :

• Accès direct aux données ERP : Connexion en seulement quelques semaines, éliminant la dépendance aux équipes IT pour les extractions de données
• Vue multi-entités : Capacité à harmoniser les contrôles et comparer les résultats à travers différentes filiales, business units ou pays – indépendamment des ERP utilisés par ces entités
• Prêt à l’emploi et flexibilité : Bibliothèque intégrée de contrôles préprogrammés couvrant les cycles les plus fréquents (Compta, P2P, O2C, R2R, Logistique, SOD) tout en permettant la personnalisation selon les spécificités de l'entreprise
• Robustesse méthodologique : Conformité aux exigences réglementaires (Sapin 2, FCPA, SOX, UKBA…) avec des méthodes d'échantillonnage répondant aux standards de l'AFA
• Facilité de collaboration : Interface multilingue et intuitive permettant d'impliquer toutes les parties prenantes (nombre d'utilisateurs illimité) tout en gardant une gouvernance stricte
• Archivage sécurisé : Centralisation des contrôles et des justificatifs facilitant la traçabilité et la présentation aux commissaires aux comptes ou aux régulateurs

Conclusion : l'automatisation un atout pour les missions d'audit interne

L'automatisation des contrôles représente bien plus qu'une simple évolution technologique pour les départements d'audit interne. Elle constitue un véritable levier stratégique permettant de transformer des missions d'audit traditionnellement chronophages en processus agiles et créateurs de valeur, notamment dans un contexte où la performance se mesure de plus en plus par des indicateurs tangibles, obligeant à adopter une approche ROIste de l'audit.

Les départements d'audit interne qui sauront tirer parti de ces technologies se distingueront par leur capacité à conduire des missions d'audit plus efficaces, à fournir des évaluations plus précises, des recommandations plus impactantes et, in fine, une meilleure protection contre les risques opérationnels, financiers et réglementaires.

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