Responsable Audit et Contrôle Interne : réussir sa prise de poste [Article 1/3]

La prise de fonction d'un responsable audit et contrôle interne représente un moment décisif tant pour le professionnel que pour l'entreprise. Dans un environnement où les attentes sont élevées et les enjeux critiques, les premiers mois façonnent souvent la trajectoire future de la fonction. 

Imaginez-vous prenant la direction d'un département audit et contrôle interne dans une entreprise de plus de 10 000 personnes, dans une industrie que vous ne connaissez pas ou peu. Devant vous, une mosaïque complexe : des systèmes ERP différents selon les régions ou filiales, des dizaines d'applications métiers, et des processus qui varient selon les pays et les divisions. Cette fonction n'existait peut-être pas avant vous, ou était simplement vue comme une obligation de conformité plutôt qu'un département devant apporter une vraie valeur ajoutée. Dans ce contexte, le défi est double : comprendre en profondeur l'entreprise tout en démontrant rapidement des résultats concrets. 

La complexité des systèmes d'information : un premier défi majeur 

La multiplicité des systèmes d'information constitue souvent le premier obstacle à surmonter.

 « À mon arrivée, j'ai découvert que chaque région avait son propre ERP, certains sites utilisaient encore d'anciens systèmes, et les données étaient éparpillées dans différents formats », témoigne un directeur audit d’une entreprise agroalimentaire.

Cette situation, autrefois paralysante, trouve aujourd'hui des solutions grâce aux outils de data analytique comme Eye2scan, qui permettent de centraliser et d'analyser les données indépendamment de leur source. En plus de vous éviter de longues formations sur chaque outil.  

L'immersion terrain : une phase stratégique 

L'immersion sur le terrain est une première étape incontournable qui doit être structurée pour équilibrer compréhension et action. Cette période d'observation devient une opportunité stratégique pour établir les fondations de votre réussite. 

Les premiers échanges avec les équipes sont essentiels pour bâtir la crédibilité de la fonction. En vous impliquant dans les discussions opérationnelles, vous démontrez votre rôle de facilitateur plutôt que de simple contrôleur. Cette approche permet d'identifier les premiers écarts entre les procédures théoriques et leur application réelle, tout en sensibilisant les équipes à l'importance des contrôles.

«  Les six premiers mois sont consacrés à la compréhension des enjeux, l'établissement des relations clés, et la mise en place des premiers contrôles automatisés. La période de six à neuf mois permet de capitaliser sur les quick wins identifiés et de renforcer les processus critiques. », explique ce même directeur audit nouvellement en poste.

Pour maximiser l'efficacité de cette phase d'immersion, il est essentiel d'adopter une approche méthodique. Les rencontres avec les responsables des différents départements permettent de comprendre leurs enjeux spécifiques et leurs difficultés quotidiennes. L'observation directe des processus sur le terrain révèle souvent des pratiques informelles et des points faibles qui n'apparaissent pas dans les reportings. En croisant ces observations avec des analyses de données objectives, vous pouvez établir une cartographie des risques précise et pertinente. 

L'approche data : un accélérateur incontournable 

La data est désormais un pilier essentiel de l'audit et du contrôle interne moderne. Les outils d’automatisation et de data analytique avancée vous permettent rapidement de :

• Consolider les données de multiples sources (Entités, ERP, applications métiers)
• Détecter automatiquement les anomalies dans un volume de données conséquents grâce à une vaste sélection de contrôles sur étagère  
• Prioriser les actions en fonction des risques identifiés sur les différents cycles : Achats, Ventes, Inventaires, SOD
• Mesurer concrètement l'impact des contrôles mis en place 

Cette approche data-driven transforme la façon dont un nouveau directeur peut aborder sa prise de poste. Au lieu de partir de zéro, il peut s'appuyer rapidement sur des analyses objectives pour orienter ses actions. 

La création d'alliances stratégiques 

Le succès d'une prise de poste repose largement sur la capacité à créer des alliances au sein de l'organisation.  

• Avec les Risques pour orienter les contrôles en fonction de la cartographie
• Avec la Direction Financière pour la revue des processus comptables et l'amélioration de la fiabilité des états financiers et l’analyse de risques.
• Avec la Compliance pour coordonner les contrôles et assurer la conformité
• Avec l'IT pour faciliter l'accès aux systèmes et le déploiement d'outils
• Avec les opérations (responsables des processus) pour renforcer la première ligne de défense et apporter une réelle valeur ajoutée 

Avoir un outil comme Eye2Scan aide à cette collaboration en rassemblant tous les acteurs autour des données et vous permet d’avoir une vision globale et traçable sur toutes les actions.   

La réussite d'une prise de poste ne se mesure pas uniquement aux contrôles mis en place, mais aussi à la capacité à créer un écosystème collaboratif. Un directeur expérimenté partage :

« Notre plus grande réussite n'a pas été technique, mais humaine. Nous avons réussi à transformer la perception de l'audit interne, passant d'une fonction de contrôle à un partenaire de la performance. » 

La stratégie des quick wins : un accélérateur de résultats  

L'identification et l'exécution de "quick wins" requièrent un équilibre subtil entre impact visible et faisabilité rapide. Ces succès précoces sont essentiels pour plusieurs raisons :

• Démontrer rapidement des résultats tangibles à la direction générale
• Valoriser la fonction en montrant que l'audit et le contrôle interne sont sources d'amélioration et d’optimisation des processus, et non une contrainte de conformité
• Créer un climat de confiance avec les équipes opérationnelles en les impliquant dans des solutions concrètes et en envisageant des échanges de bons procédés .  
• Maintenir une dynamique positive et capitaliser sur un sentiment de progression dès les premiers mois en poste.

L'analyse de données est un levier essentiel pour identifier les quick wins pertinents. Grâce à des outils de data analytique comme Eye2Scan, il est possible de détecter rapidement des anomalies et de les transformer en actions concrètes à forte valeur ajoutée. En croisant ces résultats avec les observations terrain, vous pouvez prioriser vos premières interventions et démontrer rapidement un impact tangible. Nous vous invitons à lire notre article « Comment démontrer sa valeur (ROI & KPIs) durant sa période d'essai en audit et contrôle interne » pour des exemples concrets de contrôles. 

Voici deux exemples concrets expliquant comment ce directeur d’audit et du contrôle interne récemment nommé a abordé ce défi : 

« Grâce aux entretiens, nous avons dans un premier temps identifié l'absence de procédure d’inventaire physique. Les équipes avaient commencé à la rédiger, mais elle n’avait jamais été finalisée ni validée. En reprenant le sujet avec elles et en collaborant étroitement, nous avons pu aboutir à une version complète et validée en quelques semaines. Ensuite et un mois après la diffusion de la procédure d’inventaire, l’utilisation d’Eye2scan a permis de nous assurer rapidement que des premiers enregistrements d’écarts d’inventaire avaient été bien enregistrés, ce qui prouvait la réalisation effective des premiers inventaires réalisés sur plusieurs sites. » 

« En utilisant Eye2Scan, nous avons rapidement détecté des doublons de factures. Cette analyse nous a permis non seulement d’identifier des économies potentielles immédiates, mais aussi de démontrer la valeur ajoutée du contrôle interne dans l’amélioration des processus financiers.» 

La construction d'une feuille de route robuste 

Une feuille de route équilibrée doit s'articuler autour de trois horizons temporels complémentaires. Les trois premiers mois sont consacrés à la compréhension des enjeux, l'établissement des relations clés, et la mise en place des premiers contrôles automatisés. La période de trois à neuf mois permet de capitaliser sur les quick wins identifiés et de renforcer les processus critiques. Au-delà, l'objectif est de déployer un programme de contrôle plus structuré, en continu et collaboratif.

Conclusion : l'importance d'une approche équilibrée 

La réussite d'une prise de poste en audit et contrôle interne nécessite d'équilibrer compréhension approfondie et action rapide. L'expérience montre qu'il n'est pas nécessaire d'attendre une vision exhaustive pour commencer à agir. Les outils de data analytics comme Eye2Scan accélèrent considérablement cette phase de démarrage en fournissant une vision claire des risques et des opportunités d'amélioration. Cette approche permet non seulement de démontrer rapidement votre valeur ajoutée, mais aussi de poser les bases d'une transformation durable - un excellent moyen de convaincre votre direction et de transformer votre période d'essai en succès ! 😉 

Bref, la clé du succès réside dans la combinaison d'une méthodologie éprouvée avec les possibilités offertes par la technologie, tout en maintenant une forte orientation humaine. Notre prochain article vous présentera une sélection de contrôles stratégiques qui vous permettront de transformer rapidement ces défis en résultats concrets, enrichissant ainsi votre arsenal de quick wins dès le début de votre mission.